Oggetto: informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali e degli articoli 12 e ss del Regolamento (UE) 2016/679
Premessa : - Il D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 («Codice in materia di protezione dei dati personali») e il Regolamento (UE) 2016/679 («Regolamento generale sulla protezione dei dati», nel seguito GDPR) prevedono la tutela delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa il trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello specifico da definirsi “interessato”, è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato stesso.
La presente per informarLa, in osservanza delle sopraccitate norme, che in relazione al rapporto o relazione che Lei ha con la nostra struttura, di Cliente, la nostra organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei relativi, che sono stati acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni.
Ai sensi del D.Lgs. 196/03 e del GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei devono qualificarsi come “dati personali”, e debbono pertanto beneficiare della tutela disposta da dette disposizioni. Nello specifico, secondo detta normativa, Lei è l’interessato che beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali.
Ai sensi dell'art. 13 D.Lgs. 196/03 e degli artt. 12 e ss. GDPR la nostra struttura, in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti nel rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire la tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine lo scrivente, utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere accuratezza dei dati ed altresì per garantire l'uso appropriato degli stessi.
In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni:
Dati personali raccolti - Lo scrivente, in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio nell’esercizio della propria attività.
Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:
- dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;
- dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e necessarie per l’adempimento del contratto stesso;
- dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;.
- dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;
- dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.
Tempi di conservazione dei Suoi dati - I dati raccolti per le finalità sopraindicate saranno conservati per tutta la durata del contratto in essere con Sinergy sas di Roberto Marchetti e C. . Alla scadenza o cessazione del contratto in essere saranno fissati tra le parti nuovi termini entro cui i dati riferibili al Cliente dovranno essere cancellati. In ogni caso i dati saranno conservati per un periodo massimo di 20 anni.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto : – Devono essere obbligatoriamente conferiti allo scrivente i dati essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.
I dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale dovranno essere qualificati e considerati informazioni supplementari e il loro conferimento, se richiesto, è facoltativo. L’ eventuale Suo rifiuto a fornire tali dati, tuttavia, determinerà minor efficienza della nostra struttura nello svolgimento dei rapporti con i terzi.
Nel caso in cui fossero essenziali “dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi specifici” per lo svolgimento del rapporto o per l’assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento di tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo previo consenso scritto dell’interessato (ex art. 23 del D.Lgs. 196/03 e artt. 9 e 10 GDPR), Lei dovrà acconsentire anche al loro trattamento.
Modalità del trattamento – Ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 del d.lgs. 196/03 e 12 e ss. GDPR, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei comunicatici saranno, registrati, trattati e conservati presso i nostri archivi cartacei ed elettronici, in ottemperanza alle misure adeguate di sicurezza previste nel GDPR. Le operazioni di trattamento sui dati personali si estrinsecheranno nelle seguenti attività: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo e conservazione.
La raccolta dei dati non ancora in nostro possesso, nello specifico, avverrà mediante:
Raccolta di dati presso l’interessato;
Raccolta di dati presso persone diverse dall’interessato;
Raccolta di dati per via telefonica o telematica;
Raccolta di dati in luoghi pubblici o aperti al pubblico; raccolta di dati presso registri, elenchi, atti o documenti pubblici;
Raccolta di dati a fini di trattamento da parte di terzi;
Ulteriori operazioni di trattamento consisteranno, in particolare, in:
Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo;
Registrazione ed elaborazione su supporto magnetico;
Impiego di supporti audiovisivi;
Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente automatizzata;
Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente non automatizzata;
Elaborazione di dati raccolti da terzi;
Affidamento a terzi di operazioni di elaborazione;
Trattamenti temporanei finalizzati a una rapida aggregazione dei dati o trasformazione in forma anonima;
Predisposizione di informative relative ad indizi o sospetti di frode o truffa;
Adozione di decisioni esclusivamente mediante mezzi automatizzati;
Raccolta di dati a fini di trattamento da parte di terzi;
Creazione di profili professionali o relativi a candidati;
Creazione di altri profili;
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
Impiego di supporti audiovisivi;
Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente automatizzata;
Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente non automatizzata;
Attività eventualmente affidate all’esterno - Attività eventualmente affidate all’esterno - Il Titolare del trattamento, nello svolgimento della propria attività, potrà richiedere occasionalmente ad altri operatori il compimento per suo conto di determinati servizi, quali ad esempio servizi elaborativi o altri servizi; prestazioni necessarie all’esecuzione delle operazioni o dei servizi richiesti; spedizioni e consegne; registrazioni contabili; attività amministrative. Nel caso di rapporti di lavoro potrebbero, altresì, essere commissionati servizi quali la predisposizione dei listini paga o elaborazioni per ottemperare ad adempimenti contributivi, tributari e amministrativi. Qualora l’operatore delegato dal Titolare al compimento di determinate attività fosse una società che svolge servizi di pagamento, esattoria e tesoreria, intermediazione bancaria e finanziaria, potrebbero essere effettuati i seguenti servizi: lavorazioni massive relative a pagamenti, effetti, assegni e altri titoli; trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni; archiviazione della documentazione; controllo delle frodi. Agli operatori di cui sopra verranno fornite esclusivamente informazioni necessarie alla fornitura dei servizi commissionati e verrà loro imposto il rispetto della riservatezza, vietando l'utilizzo dei dati forniti per uno scopo diverso da quello concordato. Gli operatori che non fossero nostri incaricati per il trattamento dei dati personali (ai sensi dell’art. 30 del D.lgs. 196/03 e 29 del GDPR) o nostri Responsabili del trattamento dei dati personali (ai sensi dell’art. 29 del D. Lgs.196/03, 28 del GDPR), saranno autonomi Titolari di trattamento e tratteranno i dati nei limiti strettamente necessari per fornire il servizio commissionato ed esclusivamente per tale finalità. Per quanto qui non indicato, tali soggetti devono poi fornire una specifica informativa sul trattamento dei dati personali da essi effettuato. Detti soggetti hanno l'obbligo di mantenere la riservatezza in merito alle informazioni ricevute per conto dello scrivente e non possono utilizzarle per scopi diversi dai servizi che eseguono per conto dello scrivente. Lo scrivente può decidere di affidare ai fornitori di detti servizi ulteriori incarichi e/o può rivolgersi a nuovi fornitori. I Suoi dati personali saranno condivisi dallo scrivente con terze parti, che, se non saranno nostri Incaricati o Responsabili del trattamento, potranno trattare i Suoi dati personali solo dietro Suo espresso consenso, a meno che la condivisione sia richiesta o prevista da norme di legge o da legislazione locale, oppure sia prevista e necessaria all’esercizio di un’azione giudiziaria o nell’ambito di un’azione giudiziaria in cui sia parte o sia comunque coinvolto lo scrivente.
Trasferimento di dati personali all’estero - I dati da Lei forniti saranno trattati solo in Italia. Qualora, in costanza di rapporto contrattuale, i Suoi dati siano trattati in uno stato non appartenente all’UE, saranno garantiti i diritti a Lei attribuiti dalla normativa comunitaria e le verrà data tempestiva comunicazione.
Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali – La principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo scrivente intende effettuare è quella di consentire una regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione del rapporto precisato in premessa.
In particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:
- Gestione della clientela (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità);
- Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; controversie giudiziarie);
- Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio);
- Gestione delle attività commerciali e Marketing (analisi e indagini di mercato);
- Attività promozionali;
- Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela;
I dati personali verranno trattati per l’espletamento di obblighi di legge, nonché per adempiere ad obblighi amministrativi, assicurativi e fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare finalità contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti dal rapporto giuridico intercorrente con l’interessato. I dati forniti, inoltre, possono eventualmente essere utilizzati anche per contattare l’interessato nell'ambito di ricerche di mercato riguardanti i prodotti o i servizi o nell’ambito di offerte o campagne commerciali. L’interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente di non prestare il suo consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con cui ricevere informative commerciali.
Ambito di conoscenza dei Suoi dati - Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti nominati responsabili o incaricati del trattamento dallo scrivente:
Lavoratori dipendenti o collaboratori in genere addetti all’acquisizione e alla catalogazione dei documenti affidati a Sinergy sas di Roberto Marchetti e C.
• Incaricati della manutenzione e/o riparazione;
• Incaricati di rilevazioni e prestazioni di servizi;
• Addetti alla gestione di archivi storici;
• Addetti alla contabilità e alla fatturazione;
• Uffici, servizi e sedi periferiche.
Consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla nostra struttura;
Dirigenti e amministratori;
Componenti di Organi di controllo;
I dati personali possono essere conosciuti anche da soggetti convenzionati con lo scrivente, indicati nel paragrafo titolato “Modalità del trattamento”. Lo scrivente può delegare a tali soggetti l’esecuzione di determinati adempimenti o lo svolgimento di particolari atti dovuti per l’esecuzione del rapporto intercorrente con l’interessato.
Comunicazione e diffusione - I Suoi dati potranno essere comunicati, intendendosi con tale termine il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, dallo scrivente all’esterno della società per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti di legge e/o contrattuali. In particolare i Suoi dati potranno essere comunicati a:
a) Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;
b) Istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale;
c) I Suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente nei seguenti termini:
- a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
- a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre tra Lei e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo indicativo gli istituti di credito e gli spedizionieri);
- a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro organizzazione, previo nostra lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza.
In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori per l’esecuzione di atti riguardanti l’adempimento dei rapporti che dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati stessi.
Diffusione - Lo scrivente non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne darà conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione o consultazione.
Fiducia e riservatezza - Lo scrivente considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e per ciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare le informazioni personali ad altri.
Diritti di cui agli articoli 7 D.Lgs. 196/2003 e 15 GDPR - Ai sensi dell'art. 7 del D.Lgs. 196/2003 e dell’art. 15 GDPR Lei ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. Ha diritto di ottenere la conferma:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) delle categorie di dati personali;
d) del periodo di conservazione dei dati;
e) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
f) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, del rappresentante designato e del responsabile della protezione dei dati;
g) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
Lei ha inoltre diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione (oblio), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge o la relativa limitazione, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
d) Il diritto alla portabilità dei dati non è applicabile al contesto in cui si svolge il trattamento affidato allo scrivente.
Per i dati trattati per cui vi è bisogno del suo consenso, potrà revocare il consenso in ogni momento ed in tal caso il Titolare provvederà alla cancellazione immediata di ogni dato personale a Lei riferibile che riguarda l’ambito del consenso da lei espresso.
Lei ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi alla nostra Struttura “Titolare del trattamento dei dati personali” all’indirizzo mail info@sinergyweb.it oppure chiamando il numero 0377/832255 o inviando una missiva a Sinergy sas di Roberto Marchetti e C. , Via G. Garibaldi 15, 26841 a Casalpusterlengo (LO).
Il Titolare Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale. Le ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà rivolgersi all’autorità competente: “Garante per la protezione dei dati personali”.
Identificativi del Titolare.
Titolare del trattamento - Titolare del trattamento è Sinergy sas di Roberto Marchetti e C. i cui dati anagrafici sono:
Sinergy sas di Roberto Marchetti e C. ,
Sede legale: via G. Garibaldi 15, 26841 Casalpusterlengo (LO)
Tel.: +39 0377 832255
e-Mail: info@sinergyweb.it
PEC: sinergyweb@pec.it
P.IVA e Cod. Fiscale: 05154330962
Responsabili del trattamento - Si informa che, la nostra organizzazione ai sensi dell’art. 29 del D.Lgs. 196/03 e 28 del GDPR ha nominato Responsabili del trattamento dei dati personali:
• Lo studio di consulenza del lavoro per la parte giuslavoristica;
• Lo studio commercialista per la gestione contabile-amministrativa dell’azienda;
• La società informatica è incaricata dello sviluppo, della predisposizione e del mantenimento del sistema di Information security, con particolare riferimento alla manutenzione dell’infrastruttura IT e di networking: l'attività di Amministratore di sistema sui sistemi viene svolta da consulenti/dipendenti del fornitore;
• La società di medicina del lavoro;
• Laboratori e altre società di consulenza che potranno essere necessarie nella realizzazione del contratto stesso di lavoro.
Si intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occuperebbero comunque di evadere le richieste di riscontro agli interessati ex art. 7 del D. Lgs. 196/03 e 15 del GDPR. Tale attività è svolta esclusivamente dallo scrivente in qualità di Titolare del trattamento.
Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato - Si informa che, la nostra organizzazione ai sensi dell’art. 5 del D. Lgs.196/03 e artt. 27 ss GDPR non ricorrendo alcuna circostanza prevista dal predetto Decreto Legislativo, che richieda tale nomina non ha nominato alcun Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato ai fini dell'applicazione della disciplina sul trattamento dei dati personali.
I trattamenti senza la necessità del consenso dell’interessato - - Si precisa che lo scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda necessario per:
- adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
- eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.
Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:
1) riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
2) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante l’informativa anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso a seguito della presentazione della informativa);
3) con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
4) con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all’attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell’interessato.
